Kiểm tra lý lịch ứng viên trước khi tuyển dụng: doanh nghiệp cần biết gì?

Kiểm tra lý lịch ứng viên là bước nhiều doanh nghiệp bỏ qua vì tin vào hồ sơ và buổi phỏng vấn. Nhưng với những vị trí cầm tiền, giữ hàng, nắm khách hàng hay bí mật kinh doanh, một lời khai sai trong hồ sơ có thể khiến công ty thiệt hại hàng trăm triệu đồng. Bài viết này tổng hợp những điều cần kiểm tra, cách làm đúng pháp luật và khi nào nên nhờ đến thám tử.

Vì sao phải kiểm tra lý lịch trước khi tuyển?

Hồ sơ xin việc do chính ứng viên chuẩn bị, và buổi phỏng vấn chỉ kéo dài vài chục phút. Những trường hợp doanh nghiệp thường gặp:

• Kê khai kinh nghiệm, chức danh ở công ty cũ cao hơn thực tế.
• Bằng cấp, chứng chỉ không đúng như trình bày.
• Nghỉ việc ở nơi cũ vì sai phạm nhưng khai là “muốn thay đổi môi trường”.
• Đang làm việc song song hoặc có quan hệ lợi ích với đối thủ, nhà cung cấp.
• Khai địa chỉ không đúng, gây khó khăn khi có sự cố cần liên hệ.

Chi phí kiểm tra luôn nhỏ hơn nhiều so với thiệt hại khi tuyển nhầm một kế toán, thủ kho hay trưởng phòng kinh doanh.

Những vị trí nên kiểm tra kỹ

• Kế toán, thủ quỹ, thu ngân – trực tiếp quản lý tiền.
• Thủ kho, quản lý cửa hàng – quản lý hàng hóa, tài sản.
• Nhân viên kinh doanh, quản lý khách hàng lớn – nắm dữ liệu khách hàng, giá bán.
• Cấp quản lý, trưởng bộ phận – có quyền quyết định và tiếp cận thông tin mật.
• Người giúp việc, tài xế, bảo mẫu với hộ gia đình – làm việc trong nhà, tiếp xúc trẻ nhỏ, người già.

Kiểm tra những thông tin gì?

1. Nhân thân và nơi ở thực tế: địa chỉ khai trong hồ sơ có đúng, sống ở đó bao lâu.
2. Quá trình làm việc: đã làm ở đâu, vị trí gì, thời gian bao lâu, lý do nghỉ việc.
3. Đánh giá từ nơi làm việc cũ: thái độ, năng lực, có sai phạm hay tranh chấp không.
4. Bằng cấp, chứng chỉ: đối chiếu với đơn vị cấp khi có thể.
5. Các mối quan hệ lợi ích: có đang sở hữu, điều hành doanh nghiệp cùng ngành hay không (tra cứu thông tin đăng ký doanh nghiệp công khai).

Làm sao cho đúng pháp luật?

Thông tin về một người là dữ liệu cá nhân và được pháp luật bảo vệ. Để việc kiểm tra an toàn cho doanh nghiệp:

• Thông báo và xin sự đồng ý của ứng viên cho việc xác minh quá trình làm việc, liên hệ người tham chiếu – nên ghi vào mẫu đơn ứng tuyển.
• Chỉ kiểm tra những gì liên quan đến công việc; không tìm hiểu đời tư, tôn giáo, sức khỏe nếu không có căn cứ pháp lý.
• Không mua bán, tra cứu trái phép dữ liệu như sao kê ngân hàng, lịch sử cuộc gọi, hồ sơ cư trú.
• Bảo mật kết quả, chỉ người có thẩm quyền tuyển dụng được xem và xóa khi không còn cần thiết.

Những dịch vụ quảng cáo “tra cứu mọi thông tin chỉ cần số điện thoại” thường sử dụng dữ liệu trái phép – doanh nghiệp sử dụng có thể bị liên đới trách nhiệm.

Doanh nghiệp tự kiểm tra hay thuê thám tử?

Với vị trí thông thường, bộ phận nhân sự có thể tự gọi điện cho người tham chiếu và nơi làm việc cũ. Nhưng tự làm thường gặp hạn chế: người tham chiếu do chính ứng viên chọn, nơi làm việc cũ ngại nói thật, và nhân sự không có thời gian xác minh thực địa.

Thám tử phù hợp khi vị trí quan trọng, thông tin có dấu hiệu mâu thuẫn, hoặc doanh nghiệp cần một bên độc lập kiểm tra. Thám Tử 365 xác minh bằng quan sát thực tế, tìm hiểu tại nơi ở, nơi làm việc cũ và nguồn thông tin công khai, bàn giao báo cáo trong vài ngày. Xem thêm dịch vụ xác minh nhân thân, lý lịch.

Sau khi tuyển: đừng chỉ kiểm tra một lần

Kiểm tra đầu vào giúp giảm rủi ro, nhưng doanh nghiệp vẫn cần quy trình kiểm soát nội bộ: phân quyền rõ ràng, đối chiếu kho quỹ định kỳ, luân chuyển vị trí nhạy cảm. Khi có dấu hiệu bất thường, hãy tìm hiểu sớm – tham khảo dịch vụ điều tra nhân viên và điều tra nội bộ công ty.

Bài viết mang tính chất tham khảo, không thay thế ý kiến tư vấn của luật sư cho từng trường hợp cụ thể.