Nhân viên gian lận, rút ruột công ty: dấu hiệu nhận biết và cách xử lý

Nhân viên gian lận, rút ruột công ty là nỗi lo mà hầu hết chủ doanh nghiệp tôi từng làm việc cùng đều gặp ít nhất một lần. Điều đáng sợ không nằm ở số tiền mất trong một lần, mà ở chỗ hành vi gian lận thường kéo dài nhiều tháng, thậm chí nhiều năm trước khi bị phát hiện. Qua 15 năm làm thám tử và hỗ trợ nhiều doanh nghiệp điều tra nội bộ, tôi tổng hợp lại các hình thức gian lận phổ biến, dấu hiệu nhận biết sớm và cách xử lý đúng pháp luật để hạn chế thiệt hại.

Những hình thức “rút ruột” công ty thường gặp

• Khai khống chi phí: hóa đơn tiếp khách, công tác phí, xăng xe cao hơn thực tế hoặc hoàn toàn không có thật.
• Ăn chênh lệch với nhà cung cấp: nhận “hoa hồng” bên ngoài, nâng giá mua vào, ưu ái nhà cung cấp quen biết.
• Thất thoát hàng hóa: xuất kho không ghi sổ, khai hàng hỏng, hàng trả về để tuồn ra ngoài bán lại.
• Chiếm dụng tiền thu của khách: thu tiền mặt nhưng nộp thiếu, giữ lại công nợ, hủy đơn sau khi khách đã thanh toán.
• “Đi đêm” với bên ngoài: chuyển khách hàng, đơn hàng sang công ty riêng hoặc đối thủ, tiết lộ bảng giá, danh sách khách.
• Nhân sự “ma”: chấm công hộ, khai thêm người, tăng ca không có thật để nhận lương.

8 dấu hiệu cảnh báo nhân viên gian lận

Không có dấu hiệu nào tự nó chứng minh một người gian lận. Nhưng khi nhiều dấu hiệu cùng xuất hiện ở một vị trí, chủ doanh nghiệp nên bắt đầu để ý.

Dấu hiệu trong sổ sách, số liệu

1. Doanh thu tăng nhưng lợi nhuận giảm, hoặc tỷ lệ hao hụt, hàng hỏng tăng bất thường.
2. Kiểm kê kho, quỹ thường xuyên lệch nhưng lần nào cũng có lý do “giải thích được”.
3. Một nhà cung cấp được chọn liên tục dù giá không cạnh tranh; hóa đơn mua vào có số tròn, nội dung ghi chung chung.
4. Khách hàng phản ánh đã thanh toán nhưng công ty vẫn ghi nợ, hoặc khách quen bỗng dưng ngừng đặt hàng.

Dấu hiệu trong hành vi

5. Nhân viên không bao giờ nghỉ phép, không muốn ai làm thay, giữ khư khư chứng từ và mật khẩu phần mềm.
6. Mức sống thay đổi rõ rệt so với thu nhập: xe mới, nhà mới, chi tiêu lớn không rõ nguồn.
7. Quan hệ thân thiết bất thường với nhà cung cấp, đại lý hoặc người của đối thủ.
8. Phản ứng gay gắt khi bị kiểm tra, hay tìm cách trì hoãn đối chiếu, báo cáo.

Khi nghi ngờ, doanh nghiệp nên làm gì trước?

Sai lầm tôi gặp nhiều nhất là chủ doanh nghiệp gọi nhân viên lên chất vấn ngay khi mới nghi ngờ. Kết quả thường là chứng từ bị tiêu hủy, dữ liệu bị xóa, người đó xin nghỉ việc và doanh nghiệp không còn gì trong tay. Trình tự an toàn hơn:

1. Giữ kín nghi ngờ: chỉ chủ doanh nghiệp và một, hai người thật sự tin cậy được biết. Người gian lận hiếm khi làm một mình.
2. Sao lưu tài liệu thuộc quyền quản lý của công ty: sổ sách, chứng từ, dữ liệu phần mềm bán hàng, kế toán, dữ liệu camera ở khu vực làm việc chung, email công việc theo đúng nội quy đã thông báo cho nhân viên.
3. Đối chiếu độc lập: kiểm kê đột xuất, xác nhận công nợ trực tiếp với khách hàng, so sánh giá mua với thị trường.
4. Xác minh bên ngoài công ty: mối quan hệ với nhà cung cấp, công ty “sân sau”, nơi hàng hóa bị đưa đến.
5. Tham vấn luật sư trước khi xử lý kỷ luật hoặc làm đơn tố giác.

Thám tử hỗ trợ điều tra nhân viên gian lận như thế nào?

Nhiều hành vi gian lận diễn ra ngoài phạm vi văn phòng: hàng xuất kho được chở đi đâu, nhân viên gặp ai sau giờ làm, công ty mới thành lập có liên quan gì đến người trong nội bộ. Với dịch vụ điều tra nhân viên công ty, Thám Tử 365 thực hiện:

• Quan sát, ghi nhận hoạt động tại nơi công cộng: điểm giao nhận hàng, các cuộc gặp với đối tác, hoạt động kinh doanh riêng.
• Tra cứu thông tin công khai: đăng ký doanh nghiệp, người đại diện, địa chỉ trụ sở của nhà cung cấp, đại lý có dấu hiệu bất thường.
• Đóng vai khách hàng để kiểm tra quy trình bán hàng, thu tiền tại cửa hàng, chi nhánh.
• Tổng hợp báo cáo bằng hình ảnh, video kèm thời gian, địa điểm cụ thể để doanh nghiệp và luật sư sử dụng.

Với vụ việc phức tạp liên quan nhiều bộ phận hoặc có dấu hiệu cấu kết, doanh nghiệp có thể tham khảo thêm dịch vụ điều tra nội bộ công ty.

Những việc chúng tôi không làm

Thám Tử 365 từ chối mọi yêu cầu nghe lén điện thoại, đọc trộm tin nhắn, xâm nhập tài khoản cá nhân, gắn định vị hay camera lén, mua bán dữ liệu ngân hàng, lịch sử cuộc gọi. Ngoài việc vi phạm pháp luật, chứng cứ thu thập trái phép còn có thể không được chấp nhận khi giải quyết tranh chấp, thậm chí khiến chính doanh nghiệp bị khiếu nại, khởi kiện ngược.

Xử lý nhân viên gian lận đúng pháp luật

Khi đã có chứng cứ, tùy mức độ vi phạm, doanh nghiệp có thể lựa chọn:

• Xử lý kỷ luật lao động: Bộ luật Lao động 2019 cho phép áp dụng hình thức sa thải khi người lao động có hành vi trộm cắp, tham ô tại nơi làm việc hoặc gây thiệt hại nghiêm trọng về tài sản, lợi ích của người sử dụng lao động (Điều 125). Việc kỷ luật phải đúng trình tự: chứng minh được lỗi, có tổ chức đại diện người lao động tham gia nếu người lao động là thành viên, người lao động được trình bày, bào chữa và phải lập biên bản (Điều 122). Thời hiệu xử lý thông thường là 6 tháng, riêng vi phạm liên quan trực tiếp đến tài chính, tài sản là 12 tháng (Điều 123).
• Yêu cầu bồi thường thiệt hại theo nội quy lao động, hợp đồng lao động và quy định pháp luật.
• Tố giác tới cơ quan công an nếu hành vi có dấu hiệu tội phạm như tham ô tài sản, lạm dụng tín nhiệm chiếm đoạt tài sản hay trộm cắp tài sản.

Sa thải sai trình tự là lý do khiến nhiều doanh nghiệp đúng về lý nhưng thua khi tranh chấp: có thể phải nhận lại người lao động, trả lương những ngày không được làm việc và bồi thường. Chúng tôi thường phối hợp cùng luật sư của doanh nghiệp – xem thêm hỗ trợ văn phòng luật sư thu thập chứng cứ.

Phòng ngừa: bịt lỗ hổng trước khi mất tiền

• Tách bạch nhiệm vụ: người đề xuất mua, người duyệt, người nhận hàng và người thanh toán không trùng nhau.
• Bắt buộc nghỉ phép và luân chuyển định kỳ ở các vị trí nhạy cảm.
• Kiểm kê đột xuất, đối chiếu công nợ trực tiếp với khách hàng, nhà cung cấp.
• Ban hành nội quy rõ ràng về tài sản, thông tin, xung đột lợi ích; thông báo công khai việc giám sát trên hệ thống công việc.
• Kiểm tra lý lịch ứng viên trước khi giao vị trí cầm tiền, giữ hàng.
• Mở kênh báo cáo ẩn danh để nhân viên trung thực dám lên tiếng.

Chi phí và cách làm việc

Mỗi vụ việc khác nhau về quy mô, số người liên quan, địa bàn và thời gian. Thám Tử 365 báo giá theo từng vụ việc sau khi tư vấn, đặt cọc 50%, thanh toán phần còn lại khi bàn giao, tư vấn miễn phí.

Bài viết mang tính chất tham khảo, không thay thế ý kiến tư vấn của luật sư cho từng trường hợp cụ thể.